Adam Spokojny planuje bycie spokojnym

Wpis ten pierwotnie był umieszczony w serwisie spokojni.pl, ze względu na zmianę w planach biznesowych umieszczam go tutaj.

Łatwo powiedzieć „uspokój się”. Przez chwilę zastanówmy się wspólnie skąd bierze się zdenerwowanie. Posłużymy się w tym eksperymentem myślowym na bazie rekrutacji wewnętrznych i dostępu do platformy nauki języka angielskiego.

Adam jak już zapewne wiesz jest kierownikiem projektu (jak nie wiesz to przeczytaj pierwszy wpis o Adamie). W ramach projektu realizuje pozycję budżetową pod nazwą „Dostęp do platformy samodzielnej nauki języka angielskiego”. W ramach tego działania dostęp do zewnętrznego systemu uzyska niemal tysiąc osób.

Ile czasu potrzeba na udostępnienie platformy pracownikom? Zastanówmy się.

1. Poinformowanie pracowników, że jest taka możliwość i jak z niej można skorzystać.
2. Zebranie od pracowników oświadczeń o udziale w projekcie.
3. Dotarcie do pracowników z danymi dostępowymi do platformy.

I gdyby to było tylko tyle… Do tego doliczmy czas potrzebny na odpowiedzi na maile i telefony. Już mniej różowo.

Zrealizowanie tej pozycji budżetowej może być skrajnie czasochłonne, ale Adam używa w realizacji projektu (w którym duża część działań to szkolenia) dedykowanego systemu obsługi szkoleń. Zaplanował to wcześniej, szanując swój czas.

Co może pójść nie tak?

Pkt. 1 – Jeżeli Adam źle skonstruuje komunikat do pracowników, będzie on niejednoznaczny lub niepełny spędzi później niezliczoną liczbę minut lub nawet godzin na indywidualnym wyjaśnianiu, co należy zrobić.

Pkt. 2 – Nawet w systemie wykorzystywanym przez Adama można „zafundować” sobie problemy. Wystarczy nie przemyśleć komunikacji z pracownikami. Jeżeli nie będą mieli informacji podanych „na tacy”, będą musieli szukać choćby formularza z oświadczeniem o udziale w projekcie, skończy się to na odpowiadaniu na indywidualne maile lub wielu rozmowach telefonicznych.

Pkt. 3 – Każda licencja dostępu do platformy nauki języka kosztuje, w związku z tym dane muszą być indywidualne. Dostęp uzyskuje się po spełnieniu kliku warunków. Na spotkaniach były one omawiane. Wystarczy jednak nie przypomnieć o nich w komunikacie do pracowników, a zaczną się problemy. Pokusą jest zbiorczy link do platformy, ale wystarczy, że któryś z pracowników przekaże go znajomym i „pozamiatane”.

Jak widać z powyższego, kluczowe jest prawidłowe zaplanowanie komunikacji i całego procesu przekazywania informacji.

Jak zrobił to Adam?

W swoim systemie obsługi rekrutacji wewnętrznych zaplanował kilka spotkań dla pracowników, podczas których przekazał informacje o tym, jakie warunki należy spełnić, aby uzyskać dostęp do platformy nauki języka.

W systemie przygotowana została funkcja, która przydziela link z puli udostępnionej przez dostawcę platformy. Link jest przydzielany każdej osobie, która weźmie udział w spotkaniu. Nie jest jednak widoczny dla tej osoby.

Po przydzieleniu linku (a więc po wzięciu udziału w spotkaniu informacyjnym) w systemie pojawia się informacja o warunkach jakie pozostały do spełnienia. Wymagane jest oświadczenie o udziale w projekcie. Pracownicy otrzymali druk na maila zapisując się na spotkanie informacyjne, ale mimo tego osobom, które go nie dostarczyły pojawia się dodatkowy link umożliwiający pobranie druku.

Jeżeli pracownik spełnił już wszystkie warunki, w systemie pojawia się stosowna informacja, wraz z linkiem aktywującym licencję dostępową oraz konkretnym komunikatem, co zrobić dalej.

Ale co tak naprawdę zrobił Adam?

Odpowiedź jest prosta – planował. Adam zaplanował to, że będzie spokojny. Przed wdrożeniem procesu przeanalizował go dokładnie i przewidział, w których miejscach mogą pojawić się problemy. Przeprowadził też krótkie testy komunikatów na kilku odbiorcach. Zastanowił się nad tym jak zautomatyzować proces i jak sprawić, aby nie musieć odpowiadać na maile i nie wyjaśniać nic przez telefon.

A teraz siedzi i śledzi słupki ze statystykami wykorzystania licencji w platformie nauki języka.

Historie z kategorii „Spokojni”

• Adam jedzie na urlop
  Zbigniew Nerwowy i Adam Spokojny to kierownicy projektów. Obaj mają zaplanowany urlop.
• Adam robi kompot z jabłek
  Adam Spokojny ma działkę. Nie budowlaną – taki rodzinny ogródek działkowy. Ma na nim jabłonkę, która wyjątkowo obrodziła w tym roku.
• Adam Spokojny spływa…
  Telefon w wolny piątek może okazać się prawdziwą „smyczą”. Ale nie musi.
• Adam Spokojny planuje bycie spokojnym
  Czy spokój można zaplanować? Tak! Trzeba o tym pomyśleć, ale jak najbardziej jest to możliwe.
• Adam Spokojny cytuje Maslowa. Potrzeby, a kreatywność.
  Jacy są wrogowie spokoju? A może – jakie trzeba mieć podstawy, żeby budować spokój?
• Optymalizacja i automatyzacja w projektach wg Adama Spokojnego
  Spójrzmy na dwa przykłady automatyzacji jakiej Adam używa w swoich projektach.